TIC´s y PYME´s en una misma oración.

Estamos en tiempos en los cuales ya las Tecnologías no forman únicamente parte de las grandes empresas. Las PYME se animan y cada día más a sistematizar procesos mediante aplicaciones tecnológicas y así mejorar sus procesos, tiempos, costos y calidad de información.

Las características de las PYME que más interesan para este desarrollo son los puestos multitareas, la ausencia de procesos administrativos estandarizados, la carencia de un proceso de control interno sistemático, la necesidad de almacenar la información recabada por su personal en medios donde pueda luego ser analizada y sirva a la toma de decisiones, la difusa separación entre persona y puesto y la baja incorporación de TIC en su versión de desarrollo de software de aplicación a medida. A continuación mas detalles de los mismos:

Los puestos multitareas

Está en su naturaleza. Suelen comenzar como micro emprendimientos con muy pocas personas donde la mayoría de las tareas administrativas (si no son todas) suelen recaer en los hombros de muy pocas personas (si no es en una). Esto hace que quien desempeña esta labor poca atención pueda prestar a la optimización de tiempos, procesos, etc., por verse inmerso en la vorágine del día a día, vencimientos, requerimientos, etc.

La solución no es “eliminar los puestos multitareas”, ya que esto no es viable dentro de estas estructuras organizaciones. Pero optimizar los tiempos y organización de las tareas, puede ser un buen comienzo.

La ausencia de procesos administrativos estandarizados

Cuando un proceso no está estandarizado, cada vez que se ejecuta los pasos pueden variar, y así también los resultados. Pero cuando un resultado es cercano a lo buscado, es difícil definir qué pasos fueron los que se siguieron para repetirlos. Además al un proceso estar estandarizado, se tiene mejor conocimiento de los tiempos y orden cronológico de las tareas.

Entonces hasta aquí tenemos puestos multitareas que necesitan optimización y procesos que necesitan ser analizados para su estandarización, lo que promueve la mejora de tiempos y el orden de las tareas. Sigamos desarrollando.

La difusa separación entre persona y puesto

Como se mencionó previamente, la PYME se caracteriza por tener poco personal y multiplicidad de tareas cada uno. Un dilema es cómo separar a la persona que desempeña determinadas tareas del puesto. Al una misma persona realizar variedad de tareas y estar cubriendo el rol de más de una, hace que se suela confundir la lista de tareas realizadas por ella con las que ese puesto debe realizar. Esta perspectiva muchas veces hace de barrera para el crecimiento de la organización. Si bien a sus inicios una persona realiza tareas que corresponden a varios puestos, esto no implica que el puesto que ocupa es uno, si no que es una persona desempeñando varios puestos. Si las PYME tuvieran una clara visión del organigrama con los puestos que idealmente debería cubrir, cada uno de ellos con sus responsabilidades, tareas, descripción y perfil, bien definidos, podría en sus inicios completar cada cuadro del organigrama con un nombre y lo más probable que algunos se repitan más de una vez. Teniendo esto en vista, cuando la empresa crece en volumen de operaciones, está lista para incorporar nuevas personas al equipo de trabajo sin mayor inconveniente, ya que tiene previamente diseñada su estrategia funcional.

La carencia de un proceso de control interno sistemático

Los puestos multitareas y la desincronización de tareas suelen conducir a que haya puestos que realicen tareas superpuestas o bien tareas con conflictos de intereses. Hay tareas críticas que si las realiza la misma persona se pueden (adrede o inconscientemente) cubrir falencias, errores, fraudes, etc. La forma de evitarlo es teniendo un sistema de control interno, el cual audite tareas realizadas, cruce información para detectar anomalías, revise procesos que se realicen y establezca puntos de control necesarios para evitar los errores involuntarios y los voluntarios también.

Entonces a los puestos multitareas que necesitan optimización y procesos que necesitan ser analizados para su estandarización, lo que promueve la mejora de tiempos y el orden de las tareas; se le suma que la separación de persona y puesto no es tan clara en la mayoría de las veces y si no se tiene un adecuado control interno, puede llegarse a conflicto de interés o bien que una persona realice tareas que por reglas de control interno deben ser realizadas por distintas personas, evitando así errores y/o fraudes.

La necesidad de almacenar la información

La PYME necesita almacenar toda información recabada por su personal en medios donde pueda luego ser analizada y sirva a la toma de decisiones. Por ejemplo, un sistema de CRM puede recabar toda la información comercial necesaria de los clientes y el mercado y esto hace que la empresa tenga su propia base de datos y no dependa del vendedor en caso de abandonar la organización. Si la PYME cuenta con algún sistema de gestión seguramente sea uno para facturar, contabilizar gastos y generar su contabilidad. Pero ¿Dónde almacena toda información cuantitativa y/o cualitativa que necesita para su funcionamiento?, Información sobre comportamiento de clientes en referencia a los pagos, por ejemplo. Información relativa a seguimiento de indicadores, cuadro de mando, de determinada área. La realidad es que los sistemas conocidos como enlatados (pre- programados) que son los que más consumen las PYME cuando llegan a la instancia en la cual la cantidad de información que manejan debe ser sistematizada, no van un paso más acompañando los cambios que ellas necesitan. Y esa información si no es almacenada y sistematizada, queda en la cabeza de las personas sin poder optimizar su uso.

La baja incorporación de TIC

Cuando hablamos de desarrollo de software de aplicación a medida es difícil asociarlo a una PYME con las características antes descriptas. Pero lo paradójico es que las PYME necesitan almacenar información y optimizar procesos y tiempos, lo cual es facilitado utilizando TIC´s y más precisamente un software de aplicación desarrollado a medida. El desarrollo de este tipo de software no solo es viable operacionalmente (solo requiere voluntad de cambio y mejora continua) sino que también es viable económicamente gracias al programa PAC.

Entonces a los puestos multitareas que necesitan optimización y procesos que necesitan ser analizados para su estandarización, lo que promueve la mejora de tiempos y el orden de las tareas; se le suma que la separación de persona y puesto no es tan clara en la mayoría de las veces y si no se tiene un adecuado control interno, puede llegarse a conflicto de interés o bien que una persona realice tareas que por reglas de control interno deben ser realizadas por distintas personas, evitando así errores y/o fraudes. Pero se puede solucionar con el desarrollo de un software a medida, resolviendo así estos aspectos. Este software también daría respuesta a la optimización del almacenaje de la información para toma de decisiones.

Ya analizado el contexto, se concluye que la incorporación de TIC´s en una PYME es viable y será lo cual facilite la mejoras necesarias para el correcto flujo de información en la misma y la optimización de tiempos y procesos.

Mg. Barberena Mariela Andrea

Extracto de Trabajo Final de Maestría MBA UBA